Hors process via application Cleemy
L’équipe comptable n’a pas la charge de la mise en conformité des notes de frais, qui est de la responsabilité de chaque demandeur individuellement, mais de leur vérification, enregistrement et traitement. Outre les retards de paiement et la charge de travail supplémentaire provoqués, le non-respect de ces consignes entraînera le renvoi de la demande à l’intéressé(e) , sans traitement de celle-ci, dans l’attente d’une mise en conformité.
Avant de soumettre une note de frais, assurez-vous de connaître et respecter le barème de remboursement applicable à la date de déplacement
Barème applicable au 1er septembre 2023, disponible ici
Remplissez toutes les sections du formulaire de manière claire et lisible. Soyez transparents sur la nature de vos dépenses pour faciliter la vérification : inscrivez la date, lieu, événement, but de la dépense, son montant exact, la qualité du bénéficiaire (en fauteuil, valide, accompagné ou non, etc…) et au mode de transport utilisé.
Utilisez la fiche de demande de remboursement, disponible ici
Attachez des justificatifs originaux – avec soin – à votre note de frais. Cela peut inclure des reçus, factures, tickets de caisse, etc. Les justificatifs doivent clairement indiquer la date, le montant, et le bénéficiaire de la dépense.
Important : Les NDF sur production de justificatifs photocopiés et/ou fourni en vrac dans une enveloppe, ne seront pas traitées. Un ticket de transaction Carte Bleue n’est pas un justificatif.
Respectez les délais de soumission des demandes de remboursement : maximum de 30 jours après le déplacement ou la dépense. Ne tardez pas à les soumettre après avoir engagé des dépenses.
Vérifiez votre demande de remboursement pour vous assurer qu’elle est complète et conforme aux règles fédérales. Assurez-vous que le formulaire est signé et approuvé par la personne habilitée.
Votre note de frais sera examinée par le service comptable. Conservez une copie de tous les documents soumis pour référence future.
Indiquez votre préférence pour le mode de remboursement, que ce soit par virement bancaire ou par chèque.
• Toutes les factures doivent être impérativement libellées au nom et adresse de la FFH.
Dans le cas contraire, aucun enregistrement ni paiement ne pourra avoir lieu.
• A chaque facture devra être joint le devis accepté, ainsi que les devis complémentaires éventuels, obligatoires selon les seuils de dépenses déclinés dans le manuel des modes opératoires.
Règlement Financier (avril 2023) disponible ici
Merci de respecter ces directives pour garantir un traitement rapide et efficace de vos demandes de remboursement et paiements de factures.
En cas de doute, l’équipe comptable reste pleinement à votre écoute pour toute assistance et conseil si vous rencontrez des difficultés : comptabilite@handisport.org
Merci de votre vigilance et coopération.
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